リモートワークとオープンで有効な情報共有を両立させる方策 ～ 新しい働き方がもたらす新しいコミュニケーションのあり方とは

社外とのオープンなコミュニケーション、情報共有で「共創」に取り組む青山商事

伏見：平松さんの先ほどのお話しからは、リモートワーク体制下でもコミュニケーションや情報共有はオフィスワークと同等、あるいはそれ以上に円滑に行われているとの印象を受けました。とすると、オープンな情報共有という意味で、注力している取り組みは何になるのでしょうか。

平松：当社では以前から、一般の生活者との「対話」が足りておらず、「会社の人格」が世間から見えていないという課題を抱えていました。つまり、私たちがスーツを販売していることは広く知られていても、私たちがどのような想いでその商品を作り、販売しているかはほとんど知られてこなかったといえるわけです。そこで、社内と社外との想いを結ぶコミュニケーションと情報共有の場として「共創コミュニティ」を立ち上げました。

伏見：それはどのようなコミュニティなのですか。

平松：社外の学生やビジネスパーソンと当社の社員が一体となって、何らかの課題の解決を目指す集まりです。社外からは職種・業種、世代もバラバラの人たちに参加してもらい、当社内からは、さまざまな部門・部署の社員に参加してもらいました。そのうえで、オンラインを主体としながら「何を解決すれば自分たちがよりハッピーになれるか」といったテーマのもとで、課題解決の方策を話し合う会議を２週間に１回程度の頻度で催してきたのです。

伏見：その試みによってどのような成果が得られたのでしょうか。

平松：大きな成果の一つは、社員の意識が変化したことです。

例えば、共創コミュニティに参加していた、ある若手社員は当初、コミュニティに対して「なぜ、このような催しを行う必要があるのか」と否定的で、かつ、社外から参加したメンバーを「お客さま」としてしかとらえられず、自分の考えをなかなかオープンにしようとしませんでした。ところが、会議を重ねるうちに、共創コミュニティは自分を含む参加者全員が課題解決に向けて対等に意見を出すための場、あるいは出さなければならない場であることに気づき、「皆が課題に感じていることは、青山商事ならばこう解決できる」といった情報を積極的に発信するようになっていきました。

のちに別の社員も、自分の意見をオープンに発信することが、組織の改革・改善につながりうるという意識を持つようになり、会社に対して「当社の入社式はスーツでの参加が必須というこれまでのルールは取り止めにして、服装の自由を認めるべき」といった提案を行うようになりました。さらに、オンラインを通じて生活者の課題解決につながるような情報を定期的に発信したりもしています。

伏見：なるほど、それはすばらしい変化ですね。

平松：これまで当社では、社員が自分の想いや社内の取り組みをオープンにすることはなく、それが「会社の人格」の不透明さにつながってきたといえます。共創コミュニティが、そうした文化を良い意味で打ち壊す一つのきっかけになりつつあるように感じています。

「my Tips」で多彩な知恵を全社で共有するヤフー

伏見：ヤフーでは情報のオープンな共有という意味で、特に力を注いでいる取り組みは何かありますか。

高橋：繰り返すようですが、当社の場合、仕事にかかわる情報はすべてConfluenceに書き込み、皆で共有するのが文化として定着しています。ですので、Confluenceの画面で検索をかければ、自分の仕事にかかわる大抵の情報は見つかり、すぐに仕事に取りかかれるようになっています。いずれは、Confluenceに蓄積された情報は、当社の貴重な財産になると見ています。

加えて、当社では「my Tips」と称するユニークな情報共有の場も設けています。

伏見：それはどのようなものなのですか。

高橋：my Tipsは、個々の社員が獲得したハウツーやアイデアを記事として投稿するためのプラットフォームです。このプラットフォームでは、人気記事がランキング方式で表示されるようになっていて、最近のランキング１位は「iOSアプリの部門に配属されて1カ月でやったこと」という新卒社員の体験談です。この記事は、他の新卒社員にとって大いに参考になったようです。また「会社でギックリ腰になったら！」という体験談形式のハウツー記事も6位にランクされたりしています。これも非常に良い記事で参考になりましたね（笑）。

平松：my Tipsのアイデアはすごくいいですね。当社でもぜひ取り入れたいです。当社の場合、全国に店舗を構えていますが、各店が獲得した店舗運営のTIPSを横展開するのがなかなか難しく困っていました。my Tipsならば、例えば、商品陳列のTIPSなどを全店舗で簡単に共有できそうです。

情報共有のあり方をどう発展させていきたいか

伏見：本ディカッションの最後として情報共有のあり方を、今後どのように発展させていきたいかについて展望をお聞かせください。

平松：今後も、青山商事という会社のことをより深く知ってもらうための情報を継続的に発信していきたいと考えています。その一環として、共創コミュニティやその活動を広く伝えていくつもりです。

高橋：当社ではオープンな情報共有が当たり前の文化になっていますが、それゆえの問題がないわけではありません。特に大きな問題といえるのは、情報を統制するのが困難になっていることです。

例えば、個人が自由に情報を発信できるという文化は、間違った情報が社内に出回ってしまうリスクを伴います。また、情報が長期間にわたって蓄積されていくことで、どの情報が正しく、最新なのかも判断しにくくなります。社内で共有する情報には、この辺りの統制をしっかりととる必要があるのですが、厳格な統制は、社員による情報発信のモチベーションを引き下げてしまいます。ですのでこれからは、「最新の情報」や「正確な情報」への誘導をかけるような仕組みづくりが必要になると見ています。

伏見：確かに情報発信の統制と自由を両立させるのは難しいことです。その課題解決に向けたアイデアもお話しいただき参考になりました。また、平松さんにも貴重なお話をさまざまに聞かせいただき、ありがとうございました。

お二人のお言葉からも察せられるとおり、実のところ、情報共有のあり方には正解はありません。ですので、皆さんも、高橋さんと平松さんが語られた内容をヒントにしながら、自社に適した情報共有のあり方を追求していただければ幸いです。