本稿の要約を10秒で
- 戦略・戦術・目標に対する共通理解はチームのパフォーマンスを高める
- 共通理解は戦略・戦術・目標の「Why（なぜ）」の追求によって深められる
- アトラシアンの「Team Playbook」を活用することで、チームの戦略・戦術・目標に対する共通理解をスムーズに確立することが可能になる
共通理解がもたらすチーム力
リモートワークやハイブリッドワークが一般化した今は、チームを適切にマネージする難度が高い時代と言えるだろう。
とりわけ、メンバー間の絆（きずな）を強めたり、チームの戦略・戦術・目標に対する理解を共通化して、その状態を維持したりするのはかなり難しい。
ただし、物事に対する理解をメンバー間で共有することは、チームのパフォーマンスを高めるうえで欠かせない要素だ。アトラシアンによる数々の研究でも、パフォーマンスの高いチームを築くうえでは、戦略・戦術・目標に対するメンバー間の「共通理解」を深めることが重要であるとの結果が出ている。
ここで言う「共通理解を深める」とは、例えば、「チームが達成しようとしていることは何なのか」という「What（何を）」に対する理解のみならず、「なぜ、その目標を達成しなければならないのか」「その目標の達成が、なぜ、チームの成功につながるのか」といった「Why（なぜ）」への理解も深めることを意味している。
さらに、この理解には「チーム目標の達成に向けて、メンバー各人はどのような役割と責任を担うのか」という戦術的な理解も含まれている。
そして、こうした理解の共有は、良質なコミュニケーションをはじめ、他者の話に集中して耳を傾けて理解するアクティブリスニングや定期的なフィードバック、さらにはタスクの優先順位を調整するミーティングなどを通じて促進され、維持されることになる。
ビジネスパーソンの働き方や企業を取り巻く経済情勢が絶え間なく変化するなか、ビジネス現場で働くチームには、あらゆる変化に合わせて柔軟に、かつ迅速に方向転換を行い、新たな要件に適応していくことが求められている。
そのため、チームの多くが、経営陣やチームマネージャーが指し示す戦略的な方針を戦術へと素早く転換し、遂行する実践的な方法を必要としている。その方法の一つが、チームの全員が戦術レベルの意思決定プロセスに関与し、自分たちが成すべきこと、そして、なぜそれを成すべきかを理解することだ。
また、戦術の意思決定に関与することで、チームの全員が自分たちの成果に対するオーナーシップマインドを抱くようになり、戦術の変化と常につながりを保てるようにもなる。
このようにして、チームが遂行すべき戦略・戦術、あるいは達成すべき目標に対する理解をメンバー間で共有することで、以下を実現できる可能性が高まると言える。
- すべてのステークホルダーの期待にこたえる
- リソースを効率的に活用する
- 新しいアイデアを生む
- 仕事に誇りと目的意識を持つ
共通理解を深める2つの方法
では、具体的に何をどうすれば、戦略・戦術・目標に対するチームメンバー間の共通理解を深めることができるのだろうか。以下にその方法を示す。
方法1: チームの結束力を高める
戦略・戦術・目標に対する共通理解は、チームの全員が心身ともに健康であり、建設的で有効なコミュニケーションが活発に行われていなければ確立できない。
そして、チームの健全性やメンバー間の建設的で有効なコミュニケーションは、オープンで柔軟性があり、あらゆる変化への順応性の高い組織文化によって支えられるものである。
ゆえに、戦略・戦術・目標に対する共通理解を確立するうえでは、まずは自分のチームに次に示す文化的な土台が整っているかどうかを確認していただきたい。
心理的安全性
チーム内で心理的安全が確保されていれば、チームの全員が安心して自分の意見やアイデアを発信し、かつ、リスクを冒すことができる。その逆に、心理的安全性が確保されていない場合、それは戦略・戦術・目標に対する理解の共有化の妨げとなる。
例えば、心理的安全性の低いチームでは、戦略・戦術・目標が曖昧であったり、それらに対するメンバーの理解が足りていなかったとしても、マネージャー（あるいは、他のメンバー）に非難されたり、蔑（さげす）まされたりすることを恐れ、そのことを口にする人は出てこないはずである。結果として、チームは無言と混乱の中で仕事をすることになる。
このような状況に陥るのを避けるためにも、チームの全員が互いのつながりを感じられる時間を積極的に作り、メンバー全員が率直に、かつオープンに自分の意見や疑問、アイデアを述べられるようにすることが大切となる。また、メンバーの誰かが失敗をしても、それを責めず、学習の機会とすることが重要となる。
オープンで透明性のあるコミュニケーション
チームにおけるオープンで透明性のあるコミュニケーションの文化は、多くの場合、自然に醸成されるものではなく、チームのマネージャーがそう仕向けることで醸成されるものだ。したがって、チームマネージャーは、メンバー全員に対して自分の見解、疑問、アイデアを率直に、かつオープン、かつ積極的に述べるよう奨励したり、自分の意見に対するフィードバックをチームメイトに求めたりすることが大切である。
また、チャットやビデオ会議、文書共有などのツールを使い、チーム内における仕事の情報やコミュニケーションの内容をチームの全員で常に共有できるようにすることも重要だ。
そして、何らかの意思決定が下された際には、チームの全員がその方向性や方向の変化について即座に把握できるようにし、そのうえで「なぜ、その方向に進むことになったのか」「なぜ、そうすることが必要なのか」も理解できるようにすることが大切である。こうすることで、メンバーの全員がチームの「コアコンセプト」を理解して各自の行動やタスクに組み込み、望ましい結果をより効率的に出すことが可能になる。
方法2: アトラシアンの“プラクティス”を使用して共通理解を確立する
アトラシアンでは、社内での取り組みを通じて、ハイパフォーマンスチームを形成のための一連のプラクティスを確立した。これは、効果的なコラボレーションが行えるチーム（＝効果的なチーム）をかたち作るためのソリューションだ。
アトラシアンでは、このソリューションにもとづいた演習コンテンツを「チームプレイブック」を通じて提供している。
Team Playbookにある演習コンテンツ（プレイ）を使うことで、チームの目的、目標に対する共通理解をステップバイステップの方式でスムーズに確立することができる。以下は、その共通理解を確立するためのステップである。
ステップ1: チームの目的と目標を明確にする
チームの目的、目標に対する共通理解を確立する際の最初のステップは、チームの全員が「何を達成しようとしているのか」「なぜ、それが重要なのか」を理解しているかどうかを確認する作業となる。なお、このステップにおいてTeam Playbookの「チームポスター」プレイを使うことで、チームの目的、目標、目的・目標達成の指標を適切に視覚化でき、それによってメンバー全員の共通理解を促進し、足並みをそろえることができる。
チームの目的、目標、指標を作成したのちには、それに付随する情報として「チームメンバーの自己紹介文」「メンバーの連絡先」「FAQ」といった情報も作成する。それらの情報を合体させることで、ステークホルダーなどと共有する社内用のWebページを構成することができ「チームが何を達成するために存在しているのか」「その何かを、どのようにして達成しようとしているのか」をチーム外のすべての関係者に伝えることができる。
ステップ2: 誰が何に対して責任を持つかを明確にする
Team Playbookにある「役割と責任」のプレイを実行することで「チーム内の誰が、何に対して責任を持つか」を明確にすることができる。仕事に関する意思決定のオーナーシップを巡り、チーム内で緊張が走るというのは最悪に近いことだ。
また、あらゆる物事を合議制で決めるというのは非効率で時間もかかり、メンバーの間に「意思決定疲労」が蓄積していく。そのような事態を避けるためにも、メンバー各人の役割と責任を明確にし、全員で合意・共有しておくことは大切であり、そうすることでチーム内での意思決定のスピードが増し、かつ、メンバー各人が、チームの目的・目標の達成に向けて責任感と自主性をもって取り組むようになる。
ステップ3: メンバー間で最高レベルの協力関係を築く
人は予測不可能な生物である。働き方や価値観、個人的な嗜好は人によって異なり、しかもそれらは不変ではない。そこにリモートワーカー、ハイブリッドワーカー、オフィスワーカーがともに働くという複雑さが加わることで、チームは混乱しやすくなる。
したがって「いつ、どのような目的のもとで、どのようなコミュニケーションチャネルを使うか」のチーム内ルールを明確にしておくことが重要となる。また、そのうえで、個人のニーズや指向する働き方などについて協議し、チームとしての作業モデル、ないしは作業協定を整理・作成し、共有しておくべきである。ちなみに、Team Playbookにある「作業合意」のプレイを使えば、チームにおける作業合意を効率的に作成することが可能になる。
なお、チームにおける意思決定の中には、チームのマネージャーに最終的な判断を仰がなければならないものもある。こうした重要な意思決定を、どういったプロセスを踏んでマネージャーへとエスカレーションするか、また、マネージャーが最終的な判断とその理由をどのようにしてメンバー全員に伝えるかも明確に取り決めておくことが望ましい。
ステップ4: 目的・目標の整合性をチェックする
企業のチームは、大抵の場合、単一のチームで仕事が完結しない。例えば、セールスチームであれば、プロダクトの企画・開発、製造のチームやマーケティングチームとの協議、ないしは連携の中で特定の目標が設定され、その達成に向けてタスクをこなしていくことになる。Team Playbookの「チームのネットワーク」プレイを実行することで、そうしたチーム目標の設定・達成に関係するすべてのチームをマッピングすることができる。このようにしてチーム同士の仕事の依存関係を深く理解することで、他チームの目標との整合性を確認しながら、調整を図り、効果的にコラボレーションしていくことが可能になる。
なお、他チームと協働していくうえでは、すべてのチームが同じ目標に向かっているかどうかを定期的に確認し合うことも忘れてはならない。このとき、Team Playbookが提供している「チームヘルスモニター」プレイのような仕組みを使えば、チーム間の連携が適切に行われているかどうかを評価し、改善点を特定することが容易になる。
ステップ5: 成功を祝い、失敗から学ぶ
チームの成果を認めて祝い、失敗について学ぶことのできる振り返りミーティングは、チームの戦略・戦術、あるいは目標に対する共通理解を深めるための良い機会でもある。
Team Playbookの「スプリントのふりかえり」プレイを使いながら、月1回の頻度で振り返りを実施してみてはいかがだろうか。こうすることで、自分たちの1カ月の仕事と成果に対する、さまざまなインサイトを得ることができる。
また、変化の激しい今日では、チームにおける戦略的な方向性や目的・目標達成に向けた戦術、あるいは目的達成のために成すべきことの優先順位がさまざまに変化する可能性がある。また、その変化が大きなものであった場合には、チームがそれに適応するまでに相応の時間を要することになり、チームの変化を適切にマネージすることも必須となる。したがって、チームマネージャーはチームの全員とチェンジマネジメントにどう取り組むかの計画を立てることが重要となる。
繰り返すようだが、物事に対するチームの共通理解を深めることは、変化が激しく、かつ、働く場所の分散化が進む今日のワークスペースにおいて、チームワークのパフォーマンスを維持・向上させる必須の取り組みである。
その取り組みを前に進めるうえでは、チーム内外とのオープンなコミュニケーションと情報の共有、目的意識の共通化を図る必要があり、そうすることで、弾力性があり、革新的で、かつ目標達成に意欲的な組織を作り上げることが可能になる。また、チームのパフォーマンスを高める取り組みは、継続的な見直しと改善が必要とされる。ゆえに、アトラシアンでは、お客様もチームの一員と見なし、チームの改善に向けたフィードバックと協力を常に求めている。