基本の知識はあるけれど……
「時間どおりに会議を始める」「会議のアジェンダを事前に共有する」──。この2つは会議運営のキホンだが、これらを守るだけで会議の効果が上げられるわけではない。
ビジネスパーソンの多くは、会議を円滑に進める方法について、正式なトレーニングを受けることはないが、誰でも学ぶことができる。また、「この会議を催すことで、参加者の時間を無駄に奪ってしまわないだろうか」といったスタート地点で思い悩む方も、意外と多くいるようだ。このような不安がどうして生まれるかと言えば、それは、「効果的な会議とはどのような会議なのか」、また、それを催すには「何をどうすればよいか」を知らないためである。ということで、まずは「効果的な会議とは何か」から明確にしておきたい。
「効果的な会議」と「効率的な会議」との違い
「効果的な会議とは何か」を理解するうえで重要なポイントの一つは、「効果的」と「効率的」との違いを知ることだ。
タイムマネジメントがしっかりと行われ、参加者の数も必要最低限に絞り込まれ、短時間で会議の目的が達成されれば「効率的な会議」と言えるだろうか。そもそも「効率的」とは、表面的な品質を表現する言葉で、物事の内なる品質を表すものではない。会議の参加者が誰なのか、会議がビジネスにプラスになっているのか考慮されていない。
それに対して、「効果的な会議」とは、以下のような特性を持った会議のことである。
- 主催者が熟考の上で選んだ参加者が、一つの目的を果たすためにオープンに議論する
- 明確な意思決定、ビジネスプラン、優れたアイデアのリストなど、有形なアウトプットが会議の結果としてもたらされる
- 議論した内容を前に進めるために必要なタスクに対して、共通理解が形成される
- 会議の成果が関係者全員に共有される
ならば、こうした効果的な会議を実現するためには何が必要とされるのだろうか。以下では、そのための要点を示すことにしたい。
効果的な会議を実現するためのキホン
まずは、効果的な会議を実現するうえでの基本的なポイントについて整理しておきたい。そのポイントとは次の5つである。
1. 不要と思われる会議には出席しない
ここで、あなたのスケジュール表（あるいは、カレンダー）を改めて眺めてみていただきたい。おそらく、大半の方のカレンダーには、「〇〇会議」と明記された予定が数多く記入されているに違いない。そして、その中には、あなたから見て時間の無駄使いにしか思えないような会議や、自分が出席する意義や意味が不明確な会議がいくつか含まれているはずである。
そんな会議でも、私たちはついつい、それを「仕事の関係者やチーム内におけるコミュニケーションの場」と見なして、なかなか出席を断ろうとしない。だが、それは私たちが陥りやすい“ワナ”である。そのような見方や態度をどこかで改めないと、「会議とは、非生産的で、人の時間を浪費させがちな行事」という誤った認識を組織に植えつけかねない。そして、「会議」の2文字を耳にするだけで、拒否反応を示す人たちが増えていくことになる。
2.「情報の共有」を会議の主目的にしない
上述したような事態を回避するために大切な一つは、会議を催そうとする人が、「その会議は本当に必要なのか」を慎重に検討することである。
この検討のときに、忘れてはならないのは、「情報の共有」だけを目的にした会議は催すべきではないという点だ。そのような目的を果たしたいのであれば、メールやグループウェア、あるいは社内Wikiを使えば事足りる。
もっとも、この原則には例外もある。それは、全社会議や部門会議だ。これらの会議は、たとえ主目的が情報共有であっても、効果的な場合がある。というのも、この手の会議は、あらゆる組織階層に属する、すべてのスタッフが、エグゼクティブや他チームのリーダーのビジョンや考え方に直接触れる唯一の機会だからである（ゆえに、会議の最後に必ずQ&Aセッションを含ませるようにするとより有意義になる）。
3. 会議の主目的はディスカッション
情報共有を会議の主目的にしてはならないとすれば、会議の主目的とはどうあるべきなのだろうか──。
また、会議を催すのに理想的な目的としては、「意思決定」や「協創」である。例えば、「プロジェクト計画の策定」「カスタマージャーニーのマッピング」「目標設定」「問題解決」などが挙げられる。
なお、英語となるが、上述した内容をフローチャートにまとめると以下のようになる。これは、「自分はなぜ会議を招集したいのか」、あるいは「本当に会議を行う必要があるのか」を明確にするためのチャートである。会議の招集をかけるかどうかで迷われたときに参考にされたい。
4. 会議に対して唯一無二の貢献ができる人を参加者として選ぶ
会議には、人件費というコストがかかり、参加者が多ければ多いほど、そのコストは膨らんでいく。したがって、会議の参加者は、会議の目的を果たすために必要最低限のメンバーに絞り込むのが理想だ。そして、メンバーを選ぶ際のポイントは、会議の目的を果たすうえでは、そのメンバーが、他のメンバーでは代替の効かない、唯一無二の貢献ができるかどうかという点である。
とはいえ、会議で議論する問題が複雑であったり、異なる視点を持ったメンバーでのブレインストーミングが必要であったりする場合には、誰を会議に召集するのが適切なのか、何人で会議をするのがよいかが分からないことが多い。実のところ、こうした迷いが出るのは当然のことで、その迷いを消し去ってくれる魔法の杖はない。また、議論を通じた解決策やアイデアの“創造”と、会議のコストとの適正なバランスを算定するための方程式も存在しない。ゆえに、ケースバイケースで、自分が最善と思えるメンバーを選り抜き、招集をかけるしかないと言える。
5. アジェンダを作成し、共有する
会議の招集をかけるときに、会議の目的やアジェンダをしっかりと示すことは極めて重要である。逆に、それをしないで会議を招集する人は、かなり厄介な人で、そのようなビジネスパーソンに決してなってはならない。
実際、アジェンダが分からないと、会議に呼ばれた側は、その会議の目的は何で、何を話し合えばよいのか、その会議で自分は何をすべきかが分からず、会議への参加の是非すら決められなくなる。
会議のアジェンダは、会議のメインの議題を示すだけで事足りる。作成のポイントは、会議を通じて、あなたがどんな成果を期待しているかを明確に示すことだ。例えば、以下のような具合である。
「我々が、年度末までに顧客成約率を10％高めるための方法を10とおり以上考案するためのブレインストーミング」
仮に、会議に期待するアウトプットを明確に示せないのであれば、その会議は参加者の時間を浪費するだけで終わる可能性が高い。
会議のTIPS①：
ディスカッションの最後には、必ず「オープンな質疑」「会議結果のフォローアップタスクの明確化」「同タスクのオーナーの決定」といった項目を入れ込む。これらに割く時間は合計で5分程度だが、この3つの項目は会議を無駄に終わらせないための必須のアジェンダである。
会議参加者の“貢献”を最大化する方策
会議の理想は、参加者全員が「今、会議で行われていること」に100％集中している状態を保つことである。とはいえ、ときには、参加者の誰かが、会議中に緊急の仕事を処理する必要に迫られる場合がある。
そのような場合には、中途半端な“マルチタスク”はさせず、当該の参加者に、会議の場からいったん離れて緊急の仕事を処理させ、のちに会議での出来事をキャッチアップさせるべきである。なぜならば、効果的な会議を実現するには、会議の場に“観客”や“傍観者”が一人もいないようにすること、言い換えれば、会議に出席している全員を、真の意味での“参加者”にすることが重要だからである。
以下、そうした参加者の会議への貢献度を最大化する方策について紹介する。
1. 会議の時間帯を適切に設定する
会議に対する参加者の貢献を最大化するうえでは、参加者の能力をうまく引き出せるような時間帯に会議をセットするのが重要である。
もちろん、人の集中力や思考力が最大化する時間帯にはバラツキがある。ただし、生物学的には、人の思考力、あるいは創造性が最も高まる時間帯は、起床直後（眠りから目覚めた直後）の数時間であるようだ。したがって、ブレインストーミング系のセッションを催す場合には、会議の時間帯を朝に設定するのが理にかなった方法と言えるだろう。
また、遅い時間帯であれば、その日のうちに終えなければならない新しいタスクが発生して、参加者がそれに気を取られてしまう可能性も低くなる。
なお、ともに働くチームのメンバーが、世界各国に分散している場合は、時差の関係から上記のような手法を使うのは難しい。このようなグローバルな組織では、とにかく参加者のランチタイムや就寝すべき時間帯、あるいはプライベートタイムに会議時間をセットしないように心がけるしかないと言える。
2. 手持ちのPCのフタを閉じさせる
近年、大多数のビジネスパーソンが、会議の場にノートPCやスマートフォンを持ち込もうとする。ただし、会議の場では、会議の進行に絶対に必要なノートPC以外は、すべてのノートPCのフタを閉じさせ、スマートフォンは手元に置かないよう指示を出すべきである。もちろん、このような指示を出すと、多くの参加者はこう言って抵抗するだろう。
「いつ緊急の用事が来るかもしれないのでメールはチェックしておきたい。大丈夫、それでもディスカッションにはちゃんと集中します」
ほとんどすべての場合、これはデタラメである。しかも、会議中に誰かがノートPCを開いていると、その隣の人間が「このヒトは本当に会議に集中しているのだろうか」「自分のFacebookを見ているだけではなかろうか」と疑い、会議よりも、隣の人のPC画面のほうが気になってしまう、といった事態も誘発する。
このような事態を回避するためにも、「会議ではノートPCのフタを閉じ、スマートフォンは手元に置かない」というルールを徹底させる。それが、会議への参加者の貢献を最大化する重要なポイントである。
会議のTIPS②：
会議の場では、議事録を自分のノートPCでカタカタとタイピングしている人をよくみかける。そのようなことをするよりも、会議のファシリテーターを設定し、その人にホワイトボードに参加者の発言のポイントを書き留めさせ、それをスマートフォンのカメラで撮影し、のちに共有したほうが、会議のアウトプットとしてはより有効である。この方法は、参加者のノートPCのフタを閉じさせる一手でもある。
3. リモートからの参加に対応する
会議に参加して欲しいメンバーが、常にローカルのオフィスにいるとは限らない。したがって、リモートからの会議への参加を可能にする「BlueJeans」や「Zoom」 といったビデオチャットシステム（これらはともにアトラシアン社内で活用されている)を用意しておくことが肝心である。
ここで留意すべきは、リモートからの会議の参加者が一人で、他の全員が会議室に集まれるような状況であっても、すべての参加者が、各自のPCで同じビデオチャットのシステムを使い、ローカルとリモートの情報共有／対話の環境を均一にすることである。
それを怠ると、ローカルとリモートの意思疎通のスピードにギャップが生まれ、それが会議の円滑な進行の妨げになる。また、リモートからの参加者が疎外感を感じたり、会議への参加意欲や貢献意欲を減退させてしまったりする恐れも強まるのである。
人とは違う意見を安心して言えるスペースを作る
独創的なアイデアを生み出したり、問題解決の方法やビジネスの新しい選択肢を探したりする過程においては、チームのメンバー間で意見の相違が発生することがある。そのようなときに大切なのは、大勢とは異なる意見や、少し見当外れと思えるような意見、あるいは場違いに思えるようなアイデアを出したり、聞いたりすることに“心地よさ”を感じられる雰囲気／風土を作り上げることである。実際、効果的な会議には、人とは違う意見を安心して言えるスペースが必ず用意されている。以下、こうしたスペースを作り上げるために必要な取り組みを紹介する。
1.参加者との信頼関係を築く
今日、従業員にとっての心理的な安全性、あるいは安心感が、チームパフォーマンスを決定づける重要な指標とされている。これは、会議のパフォーマンスについても同様に言えることで、参加者全員が、人とは異なる意見を出したり、人と意見が食い違ったりしても、安心していられるようにすることが重要である。
そのような安心感を生むテクニックの一つとして、会議の主催者やファシリテーターが、他の大勢とは異なる意見やアイデアを意図的に述べて、そうした意見・アイデアを求めている姿勢を明確に示すという方法がある。
また、ディスカッションをより深めるために、参加者がどう答えるかが分かっていても、あえて参加者に次のような質問を投じるのも、参加者との信頼関係の構築につながる。
「あなたは、なぜそれが正しいと思うのか？」
「このアイデアは、どんなふうに広げられるのか？」
「その取り組みの成否はどんなふうに計測するのが適切か？」
こうした質問を投じるときは、常に謙虚で、心の底から相手の意見に興味を抱いている姿勢を示すことが大切である。会議の主催者やファシリテーターのこうした姿勢は、他の参加者全員に伝搬され、会議全体のトーンへと昇華されるのである。
3. すべての意見を包括的に取り込む
会議のときには、異なる知見や視点を持ったグループから人を集めることが大切だ。仮に、それに成功すると、会議の参加者のすべてが、他とは少し違った人材となる。
参加者のなかには、内向的な人や財務部門からの唯一の出席者、さらには、入社後一週間程度しか経過していない新人などが含まれているかもしれない。会議のダイバーシティを重視するのであれば、そうした参加者にも「自分の意見が聞いてもらっている」と感じさせて、ディスカッションに貢献させることが大切である。
例えば、入社してから日の浅い参加者に対しては、フレッシュな見地からの意見を求めるのが有効だ。また、内向的で言葉数の少ない参加者については、ディスカッションが終盤にさしかかったころに、これまでに出された意見とはまた別の観点に立った意見を求めるのが効果的である。さらに、財務部門からの唯一の出席者には、会議の結果が、財務部門にどのような影響を与えうるかを、しっかりと理解してもらうよう心がけることが重要と言える。
会議のTIPS③：
もし、参加者の誰かが、人の意見にあまり耳をかさず、自分の意見だけをまくし立て、会議を支配しようとした場合には、その人にホワイトボードの撮影係／記録係を担わせるべきである。こうすることで、その人は、他者の意見に耳を傾けるモードになり、他の参加者に発言の機会をより多く与えるようになる。
実際的で共有可能な成果を生む
ここに実に残念な調査データがある。そのデータによれば、企業の従業員の47％は、会議を「生産性の犠牲の上で成立する場」と見なしているという。要するに、ビジネスパーソンの半数近くが「会議は時間の無駄」と考えているわけだ。さらに、ビジネスパーソンの73％が、「会議中に“実務”を密かに行っている」と答えたという。
会議は、そもそも実務であって、実務の時間を犠牲にすることなど本来的にはありえない。それでも上記のような調査結果が出るのは、いかに多くの会議が正しく行われていないかを物語るものと言える。では、組織のメンバーに、会議を、重要な“実務”と認識させるようにするには、何をどうするのが適切なのか。それは以下の2つの習慣を身につけることである。
1. 成果を出すことに徹底してこだわる
会議の目的を明確にして、その目的を達成するためのアジェンダを策定し、いよいよ会議に突入したとする。このとき重要なのは、議題以外の話題に多くの時間を取りすぎないことと、テクニカルなディスカッションに深入りしないことである。
会議のTIPS④：
会議のホワイトボード上に「パーキングロット」を用意し、その場ではディスカッションの対象範囲（スコープ）となるアイデアやトピック、質問を書き留め、会議進める。また、こうして参加者の発言を残すことで、後からフォローアップすることができ、また、あなたが参加者の意見を尊重していることの証明にもなる。
また、「おそらく」「たぶん」といった曖昧な結論でディスカッションを終わらせないことも重要であり、会議の終了後、参加者全員が、会議の結果に基づいた行動をすぐにとれるようでなければならない。もちろん、参加者全員の合意が得られないまま、会議の結論を出さなければならないこともある。ただし、チームのメンバー間に相互信頼の関係があれば、たとえ、自分の意見とは異なる結論であっても、いったんチームで決めたことにはコミットするというチームワークが形成されているはずである。
もっとも、会議の成果物を、必要以上に多くのスタッフに共有するのは避けたほうがいい。というのも、自分の周囲で働くすべてのスタッフの日々の行動をキャッチアップし、会議の成果物が、それぞれの業務にどのような影響を与えたかを追跡するのは、極めて大変な作業だからである。とはいえ、会議の成果物を広く共有すると、ゲームの後半で思わぬ争いに巻き込まれるリスクが減らせ、一方で、他のチームと協業する機会が広げられるという効果は期待できる。
2. 些細な事柄で悩まない
効果的な会議を催そうと考えるなら、注力すべきことと、すべきでないことを明確に区分けすることも重要である。例えば、会議の99％において、次のようなことで思い悩んだり、力を注ごうとしたりするのはナンセンスである。
- オフィス以外の会議の場所を探す
- ドーナツやランチを手配する
- 洒落たサイドデッキを準備する
こうした無意味なことに注力する代りに、 効果的な会議の構成要素──つまりは、会議の目的、参加者の貢献・安心感、そして成果物をどう創出するかに力を注ぐべきである。
これらの要素がしっかりとそろえることができれば、会議を時間どおりに始めて、終えることにこだわる必要すらない。大切なのは、会議の時間をどのように使ったかであって、会議の時間が長いか、短いかではないのである。
以下に、効果的な会議の実現に向けたチェックリストをまとめたので、是非、今後の参考にされたい。
効果的な会議の実現に向けたチェックリスト
【会議開催前】
□ その会議が本当に必要かどうかを確認する
□ 会議のコスト（人件費）の観点から、参加者を必要最低限に絞る
□ 参加者各人にどのような貢献をして欲しいかを明確にする
□ 会議の招集メッセージに会議のアジェンダを必ず含ませる
□ その他：
【会議開催時】
□ 参加者のノートPCのフタを閉じさせ、スマートフォンを手元から離させる
□ ホワイトボードに「パーキングロット」をセットする
□ すべての参加者に会議に貢献する機会を与える。
□ 常に明確な結論を出す方向へとディスカッションを誘導する
□ 会議の結果として有形のアウトプットを必ず出す
□ 会議の結果をどうフォローアップするかを明確に定めて、遂行責任者と遂行の期限も決める
□ 参加者の貢献にはハイタッチの姿勢でこたえる
□ その他：
【会議開催後】
□ 会議の結果／成果物とフォローアップのタスクを参加者全員やステークホルダーと共有する
□ 参加者全員から会議に対するフィードバックをもらい、次回会議の改善に活かす
□ その他：
会議が効果的でないと思うなら、すぐに改革の一手を！
このコラムをここまで読み進めていただいているとすれば、あなたは、会議のあり方をもっとよくしたいと願っているはずである。
ただ、実のところ、あなたが主催している社内での会議が、どの程度効果的かの判断にも迷っておられるのではないだろうか。
その判断が難しいときには、会議の参加者に次の質問を投じ、フィードバックをもらうのが最も手っ取り早い方法である。
- この会議の結果は、何らかの価値をビジネスにもたらしたか？
- 会議の参加者は適切だったか？ 適切でないと思うなら、今後は誰を会議に参加させるべきか？ あるいは、参加させるべきではないか？
- 会議の目的とアジェンダは明快だったか?
- 会議に貢献する、あるいはディスカッションに参加するのは容易だったか？
- 定例の会議を催すタイミングは適切か？ 適切でないと思うなら、どのように調整すべきと考えるか？
これらの問いに対するフィードバックは、会議の改善プランを立てるうえで役に立つに違いない。とにかく、オープンなマインドで、会社の中で、あなたが最も頻繁に顔を合わす人たちと意見を交わし、より効果的な会議の実現に向けて前進を続けていただきたい。継続的な改善こそが、成功の最大の秘訣なのである。